Data Validation Excel memiliki banyak sekali manfaat dan membantu pekerjaan pengguna. Fitur ini sangat berguna untuk memastikan data yang dimasukkan ke dalam spreadsheet sesuai dengan kriteria yang ditentukan. Data Validation Excel sering dimanfaatkan untuk membatasi jenis data yang bisa dimasukkan, seperti angka, teks, atau daftar pilihan.

Artikel kali ini akan membahas cara mudah menggunakan Data Validation di Excel untuk pemula, serta beberapa contoh penggunaannya dalam kehidupan sehari-hari.

Apa Itu Data Validation di Excel?

Seperti yang kami sebutkan sebelumnya, Data Validation adalah fitur di Microsoft Excel yang memungkinkan pengguna untuk membatasi atau mengontrol jenis data yang bisa dimasukkan ke dalam sel. Dengan fitur ini, pengguna bisa menghindari kesalahan input data yang bisa menyebabkan perhitungan atau analisis yang tidak akurat.

Manfaat Data Validation

Tentu ada banyak sekali manfaat dari Data Validation Excel, termasuk beberapa poin yang ada di bawah ini:

1. Memastikan data akurat dengan membatasi jenis input yang diperbolehkan
2. Menghindari kesalahan manusia dalam memasukkan data
3. Membuat formulir input yang lebih terstruktur
4. Meningkatkan efisiensi dalam pengolahan data

Cara Menggunakan Data Validation di Excel

Untuk menggunakan Data Validation sendiri sangat mudah, bahkan untuk pemula sekalipun. Anda bisa ikuti langkah-langkah berikut:

1. Membuka Menu Data Validation

1. Buka Microsoft Excel terlebih dulu dan pilih sel atau rentang sel yang ingin diterapkan Data Validation.
2. Klik tab Data di menu atas.
3. Pilih Data Validation di grup Data Tools.
4. Jendela Data Validation akan terbuka dengan beberapa opsi yang dapat dipilih.

2. Menggunakan Data Validation untuk Membatasi Jenis Data

Terdapat beberapa jenis validasi yang bisa Anda terapkan pada sel Excel

A. Membatasi Input ke Angka Tertentu

Apabila ingin memastikan bahwa pengguna hanya bisa memasukkan angka dalam rentang tertentu, ikuti langkah berikut

1. Buka Data Validation.
2. Pada tab Settings, pilih Whole Number.
3. Pada bagian Data, pilih kriteria yang diinginkan, misalnya between.
4. Masukkan angka minimum dan maksimum yang diperbolehkan, misalnya 10 hingga 100.
5. Klik OK.

Sekarang, apabila ada yang memasukkan angka di luar rentang yang ditentukan, Excel akan menampilkan peringatan.

B. Membuat Daftar Pilihan dengan Drop-Down List

Untuk membatasi input hanya ke sel tertentu, gunakan drop-down list.

1. Pilih sel tempat daftar akan diterapkan.
2. Buka Data Validation.
3. Pada bagian Allow, pilih List.
4. Pada Source, masukkan pilihan data yang diinginkan, misalnya
   Senin, Selasa, Rabu, Kamis, Jumat

5. Klik OK.

Sekarang, ketika pengguna mengklik sel tersebut, akan muncul drop-down list dengan opsi yang telah ditentukan.

C. Membatasi Input ke Format Tanggal

Apabila  ingin memastikan bahwa hanya tanggal yang bisa dimasukkan, lakukan langkah berikut

1. Pilih sel yang akan digunakan.
2. Buka Data Validation.
3. Pada bagian Allow, pilih Date.
4. Pada Data, pilih between lalu masukkan rentang tanggal yang diperbolehkan.
5. Klik OK.

Sekarang, hanya tanggal dalam rentang yang telah ditentukan yang dapat dimasukkan ke dalam sel.

Baca Juga: Cara Menggunakan Rumus IF Bertingkat 3 Kondisi Paling Mudah di Excel

Menambahkan Pesan dan Peringatan pada Data Validation

Excel juga memiliki fitur yang memungkinkan pengguna untuk memberikan pesan yang muncul saat pengguna memilih sel yang divalidasi serta peringatan ketika input tidak sesuai.

1. Menampilkan Pesan Input

Pesan input digunakan untuk memberi tahu pengguna apa yang harus dimasukkan ke dalam sel.

1. Buka Data Validation.
2. Pilih tab Input Message.
3. Centang kotak Show input message when cell is selected.
4. Masukkan Title dan Message, misalnya
   • Title: “Masukkan Usia”
   • Message: “Harap masukkan usia antara 18 dan 60 tahun.”
5. Klik OK.

Ketika pengguna memilih sel tersebut, maka pesan akan muncul sebagai petunjuk.

2. Menampilkan Peringatan Kesalahan

Apabila pengguna memasukkan data yang tidak sesuai dengan aturan yang ditentukan, Excel bisa menampilkan peringatan.

1. Buka Data Validation.
2. Pilih tab Error Alert.
3. Centang kotak Show error alert after invalid data is entered.
4. Pilih Style
   • Stop: Mencegah pengguna memasukkan data yang salah
   • Warning: Memberikan peringatan tetapi tetap memungkinkan input
   • Information: Memberikan informasi tetapi tidak mencegah input
5. Masukkan Title dan Message, misalnya
   • Title: “Data Tidak Valid”
   • Message: “Mohon masukkan angka antara 10 hingga 100 saja.”
6. Klik OK.

Sekarang, jika pengguna memasukkan data yang tidak sesuai, akan muncul peringatan yang telah disetting.

Data Validation di Microsoft Excel adalah fitur yang sangat berguna untuk memastikan keakuratan dan konsistensi data. Dengan menggunakan Data Validation, Anda dapat membatasi input, membuat daftar drop-down, serta menampilkan pesan dan peringatan kesalahan untuk menghindari kesalahan dalam pengolahan data seperti yang sudah univ-ekasakti-pdg.ac.id jelaskan di atas.